viernes, 17 de febrero de 2017

¿Debería almacenar mis documentos en Dropbox o Google Drive?


 

¿Mi empresa debería almacenar los documentos en Dropbox o Google Drive?

 
Muchas empresas utilizan servicios de almacenamiento de archivos como Dropbox o Google Drive. Son servicios en la nube que nos ofrecen una enorme flexibilidad y, sobre todo, nos aportan confianza y seguridad.

Sin embargo, otras muchas empresas prefieren gestionar por sí mismas sus propios documento. Bien disponiendo de un servidor doméstico propio, o utilizando un software de gestión documental en la nube que les permita operar con esos documentos.
 

Almacenamiento no es lo mismo que gestión documental

 
El gran problema cuando utilizamos servicios de almacenamiento de archivos en la nube es que, en el fondo, no hay mucha diferencia a que simplemente los guardáramos en nuestro ordenador.

Si disponemos de una red, podemos compartir una carpeta conjunta entre todos los ordenadores y acceder a ella cuando sea necesaria. Sólo podríamos hacerlo, eso sí, mientras el ordenador en el que se encuentra el archivo estuviera encendido. En el caso de Google Drive o Dropbox podríamos acceder siempre que quisiéramos, ya que el documento está en un servidor externo.

El problema, sin embargo, es que este tipo de servicios sólo nos proporciona almacenamiento. Aparte de que no podemos subir alegremente cualquier documento, ya que hay documentos que están sujetos a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Google Drive y Dropbox tienen sus servidores en otros países, lo cierto es que no podemos sacarles mucho partido.

A diferencia de los servicios de almacenamiento, un software de gestión documental te proporciona no sólo almacenamiento, sino también la posibilidad de realizar acciones.
Por ejemplo:
  • Controlar el flujo de entrada y salida de documentos.
  • Saber cuándo un documento ha sido modificado y por quién.
  • Extraer datos acumulados de todos los archivos entrantes y salientes.
  • Sacar datos estadísticos e informes que pueden ser útiles para la gestión de tu negocio.
En definitiva, la gran ventaja de utilizar la nube está en poder utilizar el software conveniente para cada función. Un software de almacenamiento como Google Drive no nos proporciona, por ejemplo, ese extra de calidad que nos aporta un programa de gestión de documentos online.
 

¿Debo almacenar entonces mis documentos en Drive o Dropbox?

 
La decisión es tuya, pero creo conveniente empezar a utilizar un software más inteligente y avanzado que te permita extraer datos útiles de los documentos.

De lo contrario, es tu empresa la que, es cierto, está conservando los documentos necesarios, pero no tiene las ventajas que le proporciona un programa expresamente ideado para la gestión de documentos.

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miércoles, 15 de febrero de 2017

Cómo desactivar Cortana paso a paso


 

Cómo desactivar Cortana paso a paso


Los usuarios de Windows 10 ya están escuchando los consejos del Asistente de Voz Cortana en algunos países. E incluso también en habla española. Sin embargo, muchos se preguntan si realmente es necesario utilizar el asistente de voz en su ordenador. En los móviles tiene sentido, ya que se evita tener que teclear texto en una pantalla de móvil. Sin embargo, frente a un ordenador no tiene mucha razón de ser.

El asistente personal Cortana está activado por defecto en el nuevo Windows 10. Aunque de momento sólo en EEUU, UK, China, Italia, Alemania, Francia y España.

Si queréis desactivar Cortana, lo podéis hacer de manera muy sencilla.
 

Desactivar Cortana de manera muy sencilla


Veamos a continuación como desactivar Cortana paso por paso.
  1. En primer lugar, abrimos cortana buscando la aplicación en Inicio, o bien pulsando sobre el tile.
  2. Después le daremos al botón de “Configuración”.
  3. En la casilla correspondiente, debemos desactivar “Cortana puede darte sugerencias, ideas, recordatorios, alertas, etc.”
  4. Por último, también se puede desactivar la opción “Ubicación” si pulsamos en el botón “Inicio” > “Configuración” > “Privacidad” > y “Ubicación”.
Como puedes ver, desactivar Cortana no es nada complicado, pero para los que tengan problemas en localizarlo, siempre viene bien verlo paso por paso. Es importante tener en cuenta que en el momento en que desactivamos Cortana, se borrará todo lo que conozca sobre nuestro dispositivo. Si lo volviéramos a activar, arrancaría desde cero.

Por el momento, Cortana sólo está disponible en español de España. Los usuarios de Latinoamérica que tengan Windows 10 no tienen todavía el asistente personal Cortana. No obstante, sí que hay una forma de activarlo, pero por el momento sólo viene por defecto en aquellos países miembros del programa Windows Insider.

Cortana es un asistente personal que todavía tiene mucho que mejorar. En Estados Unidos permite realizar más tareas gracias a los servicios de Bing. En los demás países posee menos funciones, aunque se espera que cambie con el tiempo.
 

Cortana y la privacidad, un claro problema


Una de las dudas que plantea Cortana y Windows 10 en general es en qué lugar queda la privacidad. No olvidemos que, al tener Cortana activado, estás enviando a Microsoft información sobre lo que hablas con Cortana.

Pero mucho peor que eso es todavía que Microsoft utilice tu ordenador como servidor para dar actualizaciones a otros equipos con Windows 10.

Por este motivo, incluso si vas a utilizar Windows 10, te recomendamos que si no necesitas el asistente virtual y quieres cuidar tu privacidad, desactives el asistente virtual.

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