viernes, 17 de febrero de 2017

¿Debería almacenar mis documentos en Dropbox o Google Drive?


 

¿Mi empresa debería almacenar los documentos en Dropbox o Google Drive?

 
Muchas empresas utilizan servicios de almacenamiento de archivos como Dropbox o Google Drive. Son servicios en la nube que nos ofrecen una enorme flexibilidad y, sobre todo, nos aportan confianza y seguridad.

Sin embargo, otras muchas empresas prefieren gestionar por sí mismas sus propios documento. Bien disponiendo de un servidor doméstico propio, o utilizando un software de gestión documental en la nube que les permita operar con esos documentos.
 

Almacenamiento no es lo mismo que gestión documental

 
El gran problema cuando utilizamos servicios de almacenamiento de archivos en la nube es que, en el fondo, no hay mucha diferencia a que simplemente los guardáramos en nuestro ordenador.

Si disponemos de una red, podemos compartir una carpeta conjunta entre todos los ordenadores y acceder a ella cuando sea necesaria. Sólo podríamos hacerlo, eso sí, mientras el ordenador en el que se encuentra el archivo estuviera encendido. En el caso de Google Drive o Dropbox podríamos acceder siempre que quisiéramos, ya que el documento está en un servidor externo.

El problema, sin embargo, es que este tipo de servicios sólo nos proporciona almacenamiento. Aparte de que no podemos subir alegremente cualquier documento, ya que hay documentos que están sujetos a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Google Drive y Dropbox tienen sus servidores en otros países, lo cierto es que no podemos sacarles mucho partido.

A diferencia de los servicios de almacenamiento, un software de gestión documental te proporciona no sólo almacenamiento, sino también la posibilidad de realizar acciones.
Por ejemplo:
  • Controlar el flujo de entrada y salida de documentos.
  • Saber cuándo un documento ha sido modificado y por quién.
  • Extraer datos acumulados de todos los archivos entrantes y salientes.
  • Sacar datos estadísticos e informes que pueden ser útiles para la gestión de tu negocio.
En definitiva, la gran ventaja de utilizar la nube está en poder utilizar el software conveniente para cada función. Un software de almacenamiento como Google Drive no nos proporciona, por ejemplo, ese extra de calidad que nos aporta un programa de gestión de documentos online.
 

¿Debo almacenar entonces mis documentos en Drive o Dropbox?

 
La decisión es tuya, pero creo conveniente empezar a utilizar un software más inteligente y avanzado que te permita extraer datos útiles de los documentos.

De lo contrario, es tu empresa la que, es cierto, está conservando los documentos necesarios, pero no tiene las ventajas que le proporciona un programa expresamente ideado para la gestión de documentos.

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